18 February 2013

Gross misconduct and dismissal: be aware of time limits when invoking acts of misconduct

The dismissal with immediate effect for gross misconduct is strictly regulated since the employer has a one-month period to invoke the gross misconduct.

English - Gross misconduct and dismissal: be aware of time limits when invoking acts of misconduct

The dismissal with immediate effect for gross misconduct is strictly regulated since the employer has a one-month period to invoke the gross misconduct.

According to Article L.124-10 (6) of the Labour Code, the serious reason that may justify a dismissal with immediate effect cannot be invoked "after a period of one month as of the day on which the person who invokes that serious reason is aware of it, […]".

Although this article does not concern the suspension from work with immediate effect of staff delegates, it must be noted that the one-month period also applies in this case.

It is essential to act within this time limit since it is a prescriptive period (délai de forclusion): a dismissal with immediate effect based on a misconduct older than one month would be automatically unfair.

This strict time frame also involves the obligation to indicate in the dismissal letter the date of the act of misconduct or the date on which the employer became aware of it. This precision helps to verify whether the dismissal is valid on this point.

If the employer must hold a preliminary meeting, the invitation letter must be sent within the one-month period; the employer can proceed to the dismissal afterwards, even beyond this time limit.

The one-month period does not prevent the employer from referring to a former act of misconduct as long as it is in addition to a more recent act which, in turn, happened within the month preceding the dismissal.

The starting point of the one-month period can be difficult to assert:

  • The employer may be informed of an act of misconduct without the involvement of the employee being proved. Case law considers then that the employer cannot rely on likelihood to dismiss its employee. The employer must make sure that the act of misconduct is attributable to the employee before sanctioning him/her. In this case, the one-month period runs as of the date on which the involvement of the employee is ascertained.
  • It is often the case that a line manager, without any direct sanction rights, is aware of an act of misconduct and later informs the employer. On 7 February 2013, the Court of Appeal brought clarification about the person aware of the act of misconduct, whose knowledge of the gross misconduct launches the one-month period. In the case judged by the Court, the de facto manager of an establishment was aware of acts of gross misconduct committed by an employee who was also staff delegate. He informed the company management, the only entity entitled to terminate the employment, which then ordered the employee's suspension from work with immediate effect within one month of its awareness of the act of misconduct. The Court has decided that the one-month period had already passed at the time of the employee's suspension from work since it had begun to run at the time the de facto manager had been aware of the acts of gross misconduct, and not at the time the company management had been informed. Indeed, the de facto manager, who is the employee's immediate superior and contact person on the employer's side, must be assimilated to the employer as regards to the awareness of the acts which must be invoked within one month.
  • In the case of a continued unjustified absence, case law had considered until recently that the employee was at fault for every new day of absence. As a consequence, the employer could reproach its employee for an act of misconduct which had begun more than one month ago but which had enabled the one-month period to start again from the beginning on each day of absence. Thus, the absence could have lasted for more than one month until the dismissal. In a decision of 17 January 2013, the Court of Appeal adopted an opposite view. An employee absent since 6 September had been dismissed. The employer was aware of the unjustified absence as of 9 September (3-day deadline for a medical certificate to be sent). The Court of Appeal considered that the one-month period had started to run on 9 September and declared the employee's dismissal with immediate effect in November as unfair.

The only occurrence that can suspend the time limit is the duly communicated sickness of the concerned employee.

It must also be noted that the one-month time limit also applies if the employee resigns with immediate effect. Thus, a resignation with immediate effect for gross misconduct of the employer which occurred more than one month ago would be unjustified and the employer could claim for an indemnity in lieu of notice.

The one-month time limit must be strictly observed since failure to respect it can lead to heavy consequences. It is also essential to communicate acts of misconduct/serious faults committed by an employee within the company as soon as possible in order to avoid a lapse of rights.
 

Français - Invoquer une faute grave à l'appui d'un licenciement: attention au délai

A la différence du licenciement avec préavis, le licenciement avec effet immédiat pour faute grave est strictement encadré puisque l'employeur ne peut invoquer la faute grave que dans le délai d'un mois.

Le Code du travail précise en son article L.124-10 (6) que la faute susceptible de justifier un licenciement avec effet immédiat ne peut être invoquée "au-delà d’un délai d’un mois à compter du jour où la partie qui l’invoque en a eu connaissance, […]."

Bien que cet article ne vise pas la procédure de mise à pied des délégués du personnel, il y a lieu de relever que le délai d'un mois leur est également applicable.

Le respect du délai d'un mois est essentiel. S'agissant d'un délai de forclusion, un licenciement avec effet immédiat basé sur une faute plus ancienne serait automatiquement abusif.

Le respect de ce délai implique l'obligation d'indiquer dans la lettre de licenciement la date de la faute, voire, celle de la prise de connaissance de la faute par l'employeur. Cette précision permet de vérifier la validité du licenciement sur ce point.

Lorsque l'employeur est tenu de procéder à un entretien préalable, c'est l'envoi du courrier de convocation à cet entretien qui devra intervenir dans le délai d'un mois, et le licenciement pourra alors suivre, même au-delà du délai.

Le respect du délai d'un mois n'empêche pas l'employeur d'invoquer une faute plus ancienne, si celle-ci s'ajoute à une nouvelle faute intervenue, elle, dans le mois qui précède le licenciement.

Le point de départ du délai d'un mois peut poser problème:

  • L'employeur est parfois mis au courant d'une faute, sans que l'implication du salarié ne soit établie. La jurisprudence considère alors que l'employeur ne peut pas se fier à des apparences pour licencier son salarié. Aussi, il lui incombe de s'assurer que la faute est imputable au salarié avant de le sanctionner. Le délai ne commence dans ce cas à courir qu'à partir du moment où la certitude de l'implication du salarié est acquise.
  • Souvent, c'est un supérieur hiérarchique, sans pouvoir de sanction direct, qui a connaissance d'une faute et en informe ensuite seulement l'employeur. La Cour d'appel a précisé dans un arrêt du 7 février 2013 l'identité de la personne dont la connaissance de la faute est susceptible de marquer le point de départ du délai d'un mois. Dans l'affaire jugée, le gérant de fait d'un établissement avait eu connaissance de faits graves commis par une salariée ayant la qualité de déléguée du personnel. Il en a informé la direction de la société qui, seule habilitée à procéder à une résiliation du contrat de travail, a procédé à la mise à pied de la salariée-déléguée dans le mois suivant sa prise de connaissance. Or, selon la Cour, le délai d'un mois était déjà écoulé au moment de la mise à pied, puisqu'il avait commencé à courir au moment où le gérant de fait avait eu connaissance des fautes graves et non au moment où la direction en a été informée. En effet, ce gérant de fait, supérieur hiérarchique et interlocuteur patronal des salariés, est à assimiler à l'employeur en ce qui concerne la prise de connaissance des faits qui doivent être invoqués endéans le mois.
  • Dans le cas d'une absence injustifiée continue, la jurisprudence considérait que le salarié réitérait chaque jour sa faute. L'employeur pouvait alors reprocher au salarié un comportement fautif qui avait certes débuté initialement plus d’un mois auparavant, mais qui, à chaque jour d'absence, remettait en quelque sorte le compteur du délai à zéro et faisait courir un nouveau délai d'un mois. L'absence pouvait donc avoir perduré plus d'un mois jusqu’au licenciement. Dans un arrêt récent du 17 janvier 2013, la Cour a adopté une position inverse. L'affaire concernait le licenciement d'un salarié absent depuis le 6 septembre. L'employeur avait dès lors connaissance du caractère injustifié de l'absence dès le 9 septembre (date à laquelle le délai de 3 jours pour l’envoi d’un certificat de maladie expirait). La Cour, considérant que le délai d'un mois avait commencé à courir le 9 septembre, a ainsi jugé le licenciement avec effet immédiat intervenu au mois de novembre abusif.

Il existe une seule cause de suspension du cours du délai, à savoir la maladie du salarié fautif dûment portée à la connaissance de l'employeur.

Enfin, il convient de préciser que le respect du délai d'un mois est également applicable en cas de démission du salarié avec effet immédiat. Ainsi, une démission avec effet immédiat pour des fautes graves dans le chef de l'employeur qui remonteraient à plus d'un mois ne serait pas justifiée et l'employeur pourrait réclamer une indemnité compensatoire de préavis.

Le délai d'un mois n'est partant pas à négliger, son non-respect étant lourd de conséquences. Il apparaît également primordial de communiquer les faits/fautes graves commis par un salarié dans les plus brefs délais au sein de l'entreprise afin d'éviter une forclusion.

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